業務の効率化を図りたいが、どこから手を付けていいかわからないと悩んでいる方へ。RPAを活用した業務自動化は、業務の煩雑さから解放され、時間とリソースを最大限に活用するための強力な手段です。しかし、どの業務を自動化すべきか、またその効果をどのように測定するかは多くの企業が直面する課題です。
本記事では、業務自動化の成功事例とその効果を具体的に紹介し、業務自動化のメリットを最大限に引き出す方法を解説します。特に、人員不足やミスによる手戻りを最小限に抑える方法を知りたい方にとって、必要な情報を記載しています。
ぜひ、最後まで読んでみてください。
業務自動化が進まない理由
業務の自動化を進めて、単純作業は機械に安く任せたい。
そう思っているのに、なかなか業務が自動化できず、人が頑張っている状況ではありませんか？
業務の自動化は、想像しているよりも難しく、なかなか進みません。その理由として、以下の3つが挙げられます。
- 業務の実態を把握するのが難しい
- 業務自動化に最適な業務かどうか見極めにくい
- 業務自動化の成果を定量的に測りづらい
業務の実態を把握するのが難しい
業務の自動化が進まない一つ目の理由は、「そもそも何を自動化すべきか」が分からない状態という点です。
多くの企業では、日々の業務が属人的に処理されていたり、実態が文書化されていなかったりします。
特に難しいのは、業務手順書が整備されていない、あるいは更新されておらず、現場の実態とズレがあるケースです。紙や古いExcelファイルに記載されたマニュアルが何年も放置されているような状況では、内容を信頼してRPA化を進めるわけにもいきません。
もう一つの壁は、現場ヒアリングの進めづらさです。業務フローを正確に把握しようとすると、担当者への聞き取りが必要になります。しかし、日常業務と並行してヒアリングを行うのは、双方にとって負担が大きく、結局中途半端な情報しか得られずに終わることも少なくありません。
業務自動化に最適な業務かどうか見極めにくい
二つ目の理由は、「どの業務を自動化すべきか」の見極めが難しいことです。
たとえば、作業フローが複雑で途中に複数の分岐がある場合や、判断を伴うステップが含まれている業務は、RPAなどのツールでは対応しきれないことがあります。また、担当者ごとのやり方に依存している属人的な業務も、ルールの明確化が必要なため、すぐに自動化できるとは限りません。
さらに、承認プロセスが絡む業務の場合、単に自動で処理を進めることができない場面も多く、ツールを導入しても結局は人の手を介さなければならないこともあります。
人の目で確認すべき情報も自動処理してしまうとかえって業務負担が増えてしまうため、自動化すべき業務とそうでない業務の判断は身長に行う必要があります。
業務自動化の成果を定量的に測りづらい
三つ目の理由は、「効果を定量的に示しづらいこと」です。どれだけ便利になったとしても、その成果が数字として示せなければ、関係者を納得させることはできません。
「業務が楽になった」「効率が上がった」といった実感ベースの変化はあっても、それだけでは予算の承認を得るには不十分です。特に導入コストや人的リソースを伴うRPAのようなツールの場合、投資対効果（ROI）を定量的に示すことが求められます。
たとえば、「1件あたりの処理時間が30分から5分に短縮された」「週に10時間かかっていた作業が2時間で終わるようになった」といった具体的な数値があれば、業務改善の成果が一目瞭然です。しかし、こうしたデータを事前に算出するには、既存業務の詳細な分析と測定が必要になります。
業務自動化で実現できること
人員不足でも業務を回せる
ルーチンワークや反復的な作業をロボットが代行することで、人が担うべき業務を減らすことが可能です。たとえば、受発注管理や請求書処理といった事務作業は自動化との相性がよく、定型業務を効率化することで、限られた人員でもスムーズな業務運営を実現できます。
さらに、人が関わる必要のない作業を自動化することで、空いたリソースを本来注力すべき業務に振り分けることができます。これにより、業務の質を落とすことなく生産性を向上させることが可能です。
自動化は単に便利なツールを導入することではなく、企業にとっては「人が足りなくても回せる仕組み」を作るための戦略のひとつ。少ない人材で最大限のパフォーマンスを発揮するために、業務自動化は今や不可欠な選択肢となりつつあります。
ミスによる手戻りを削減できる
RPAのような自動化ツールを活用すれば、事前に設定したルールに沿って正確に処理を進めることができるため、ヒューマンエラーの発生を根本から抑制できます。結果として、ミスに起因する確認作業や差し戻しの頻度が減り、業務全体がスムーズに流れるようになります。
特に、繰り返し発生するルーチン業務や、数値の正確さが求められる処理においては、自動化の効果が顕著です。また、属人化していた作業を標準化することにもつながるため、特定の担当者が不在でも業務が滞ることがなくなります。
一つひとつのミスが大きな手間につながるからこそ、ミス自体を起こさせない仕組みを作ることが重要です。業務自動化は、そのための有効な手段であり、再作業に費やしていた時間とコストを大幅に削減することが可能になります。
テクトラなら何を提案できるか
テクトラは、6年間以上もAI活用の支援を行ってきました。その経験と知見に加え、社内にRPAやデータ活用のエンジニア・データサイエンティストもいます。
そのため、これまでの支援事例に基づいた、貴社に最適なAI活用や業務自動化のご提案が可能です。
また、貴社の予算や人手に応じた、段階的な導入支援もご提案可能です。
ぜひ、お気軽にご相談ください。
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まずは何から手を付けるのが良いか
業務自動化に取り組む際、最初に検討すべきなのは「どの業務が自動化に向いているか」の見極めです。効率化の効果が得られやすい業務には一定の共通点があります。
たとえば、定期的に発生する業務、ルールが明確で再現性がある業務、処理件数が多く手間がかかる業務などは、RPAによる自動化と非常に相性が良いとされています。
ここでは、部門ごとに自動化に適した業務の具体例をリストアップしました。自社に当てはまる業務がないか、確認しながら読み進めてみてください。
■部門共通で自動化しやすい業務
- データ入力や編集作業
- 日報・月報などの定型レポート作成
- 広告・アクセスレポートの作成と配信
- 競合の価格調査や情報収集
■人事業務で自動化しやすい業務
- 勤怠データの収集と集計
- 有給休暇や残業時間のチェック・アラート通知
- 人事評価の集計、資料作成、結果通知メールの自動送信
■経理・財務業務で自動化しやすい業務
- 請求書・作業報告書の作成および発行
- 経費精算の自動集約、交通費検索とチェック
- 減価償却開始・終了時の自動通知と帳票処理
■受発注業務で自動化しやすい業務
- 注文内容や在庫数の確認作業
- 発注リストの転記や定期的なデータダウンロード
- 売掛・買掛金の入金確認と消込処理
- 支払いデータの帳票作成や登録
■CRM（顧客管理）領域で自動化しやすい業務
- 顧客情報のシステム登録（複数システムへの一括反映）
- SNS上の口コミ収集と分類、アラート通知
- メルマガなどの定期配信設定
- よくある問い合わせへの自動返信と履歴管理
自動化をしない方が良い業務は？
人間の目で確認する必要のある「承認プロセス」や、業務量が少なく「機械に置き換えてもメリットがない業務」は、自動化せず人に任せることがおすすめです。
承認プロセスのように、人間の目による判断や確認が求められる業務は、自動化に向いていません。特にケースバイケースで対応が分かれる場面では、機械的な処理よりも柔軟な対応が求められるため、人の手による運用が適しています。
また、業務量がごくわずかで、実行頻度も低い作業は、自動化してもコストに見合わないケースが多くなります。設定や運用の手間に対してリターンが小さいため、あえて人が対応したほうが合理的です。
自動化を確実に進める方法
いち早く効率的な業務の運用を実現するためにも、効率的に業務の自動化を進める必要があります。
そのためにも、自社ですべて進めるのではなく、AI活用に詳しいパートナー企業を活用することがおすすめです。
業務自動化は、単にツールを導入するだけで完了するものではなく、業務の見直しや業務フローの整理、最適なツールの選定など、多角的な視点が求められます。社内にノウハウがない場合、試行錯誤に時間がかかり、かえって非効率になる恐れもあります。
そこで頼りになるのが、自動化やAI活用に知見のある外部パートナーです。中でもテクトラは、RPAやAIを活用した業務改善の支援に豊富な実績があり、業務内容に応じた最適な提案から、実装・定着支援までを一貫してサポートできます。初めての自動化でも、安心して取り組める体制が整っています。
どういうステップで進めるべきか
- 自動化する業務範囲を決める
- 目標を明確にする
- ITツールを選定し業務の自動化を行う
- 社内全体に周知する
- 効果測定と改善を行う
自動化する業務範囲を決める
業務自動化を成功させるためには、まず「どの業務を自動化するか」を明確にすることが欠かせません。最初に社内の業務を洗い出し、自動化に向いている業務とそうでない業務を整理しましょう。
このステップが重要なのは、すべての業務が自動化に適しているわけではないからです。判断を誤ってしまうと、ツールを導入しても効果が出ず、現場からの反発や頓挫の原因になりかねません。
たとえば、毎日繰り返し行っているExcelへのデータ入力、請求書の作成、定期的なレポート集計といったルーチン業務は、自動化によって大幅に時間を短縮できます。
目標を明確にする
効率化を重視するのか、人的リソースの最適化を図るのか、それとも売上やサービス品質の向上を目指すのか――目的によって進め方も導入するツールも変わってきます。
このステップを曖昧にしたまま進めると、「導入はできたけど効果が見えない」「関係者の納得が得られない」といった事態に陥りやすくなります。逆に、目標がはっきりしていれば、自動化の成果を定量的に評価しやすくなり、社内の理解と協力も得やすくなります。
たとえば「毎月の経費精算にかかる工数を半分に削減する」「データ入力の作業時間を1日2時間短縮する」といったように、具体的な数値でゴールを定めると、判断基準が明確になります。
ITツールを選定し業務の自動化を行う
自動化したい業務範囲を整理し、「特定の業務に特化したツール」と「幅広い業務に対応できる統合型ツール」のどちらが自社に適しているかを見極めることが重要です。
たとえば、チャット対応だけを効率化したいなら、チャットボットのように目的に特化したツールの方が導入しやすく、学習コストも低い傾向にあります。一方で、Power
AutomateのようにRPAによる業務自動化はもちろん、OCR処理や他のMicrosoft製品・外部システムとの連携まで可能な統合型ツールを選べば、将来的な拡張性や複数業務の一元管理がしやすくなります。
選定時には、初期費用や操作性はもちろん、業務にどれだけフィットするか、社内で継続的に活用できるかといった視点も不可欠です。短期的なコストだけで判断せず、「業務全体の効率化」という視点から、自社にとって最もリターンの大きい選択を行いましょう。
社内全体に周知する
業務自動化を進めるうえで見落とされがちですが、現場の社員を含めた社内全体への周知は非常に重要なステップです。ツールの導入やフローの変更が発生する以上、関係者に対して事前に丁寧な説明を行い、自動化の目的や効果をしっかり共有しておく必要があります。
このステップが重要なのは、現場の理解と協力がなければ、自動化が形だけで終わってしまうからです。「なんとなく導入されたけど、結局手作業に戻ってしまった」といった事例も少なくありません。
効果測定と改善を行う
業務自動化は導入して終わりではなく、導入後の効果をしっかりと測定し、必要に応じて改善を加えることで初めて意味のある施策になります。
「作業時間がどれだけ短縮されたか」「人為的ミスがどの程度減少したか」「売上や顧客対応のスピードに変化があったか」といった数値の変化を確認しましょう。加えて、現場の声を拾うためにアンケートやヒアリングを実施し、使い勝手や心理的負担の変化など、定量化しづらい部分も見逃さないようにします。
おすすめのRPAツール：Power Automate（AI機能あり）
Power Automateは、Microsoftが提供するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールで、プログラミング知識がなくても業務の自動化を実現できるローコードプラットフォームです。Microsoft 365やTeams、SharePointなどとの親和性が高く、クラウド・オンプレミス双方の環境で広く活用されています。
Power Automateには、以下のような強みがあります。
複数アプリケーションを横断した自動化が可能
たとえば、「メールで受信した請求書をSharePointに保存し、Teamsで通知する」「外部システムのデータを定期的に取得してExcelに反映する」など、部門をまたぐ定型業務において、アプリ連携による一連の処理を自動化できます。
レコーディング機能により、操作を記録して自動化できる
定型的なPC操作（クリック・入力・コピー＆ペーストなど）を自動化したい場合、レコーダーで自分の操作を記録するだけで、非エンジニアでも業務フローを作成できます。特に複数システムをまたぐ処理や、社内システムに対応した操作を自動化したいときに有効です。
Power Platformと連携してAIやBIなどの高度な処理も可能
Power BIと連携すれば、集計データを自動的に分析・可視化することも可能です。また、AI Builderを活用すれば、OCRによる書類読み取りや感情分析、予測処理などを自動化フローに組み込むことができ、より高度なデジタル業務改革が実現します。
業務自動化の注意点
自動化の導入時はノウハウを持った人材が必須
業務自動化を導入する際には、システムの設計・開発・運用まで一貫して理解できる人材が必要不可欠です。自社での開発を選んだ場合、特定の担当者だけが仕組みを把握している状態になりやすく、属人化やメンテナンスの問題が発生しやすくなります。担当者が異動・退職した際にノウハウが失われてしまえば、その後の運用は一気に行き詰まってしまうこともあるでしょう。
だからこそ、最初の導入フェーズでは、ノウハウを持ったパートナー企業に相談するのが最もスムーズです。外部の力を借りて最短で成果を出しつつ、その後は自社内で運用できる体制を整えるために、必要な人材を育成する、もしくは採用するという流れが現実的であり、リスクの少ない進め方です。
社内にツールに精通した人材育成も検討
ツールを使いこなすには一定のスキルが求められるため、特に運用は外部任せにせず、自社内にある程度の技術的な知見を持つ人材の育成をしておくことがおすすめです。急なトラブル対応や、業務変更に伴う設定の見直しなど、外部パートナーだけでは対応しきれない場面も想定されます。
そのため、業務自動化の導入と並行して、社内にツールを扱える人材を育てる、あるいは必要なスキルを持った人材を採用する準備を進めておくと安心です。ツールの導入後も、自社で効率的に回し続けるためには、中長期的な視点で人材戦略を描いておくことが不可欠といえます。
まとめ
業務自動化は、現代のビジネスにおいて効率化を図るための重要な手段です。しかし、多くの企業がどの業務を自動化すべきか、どのツールを選ぶべきか、効果をどう測定するべきかで悩んでいます。
自動化を成功させるためには、まず自社の業務をしっかりと見極め、段階的に導入していくことが大切です。また、専門知識を持った人材のサポートや、社員全体への周知も欠かせません。
もし自動化の導入を検討しているのであれば、まずは小さなプロジェクトから始め、成果を見て徐々に範囲を広げていくのが賢明です。最適な自動化戦略を立てることで、業務の効率化だけでなく、社員の負担軽減や企業全体の成長につながります。まずは信頼できるパートナーに相談し、具体的なプランを立ててみましょう。
よくある質問
業務自動化をするにはPythonが必要って本当？
業務自動化にPythonの知識が必須というわけではありません。ツールを活用すれば、プログラミングなしでも十分に自動化を進めることができますが、Pythonが使えるとカスタマイズの幅が広がる場面もあります。
業務の自動化によるデメリットは？
業務自動化をする際のデメリットとしては、ある程度の初期投資が必要であることと、余計な投資が発生する可能性がある点が挙げられます。
自動化を始める上で、社内にノウハウと自動化を導入できる人材があればこのデメリットは気にする必要はありません。しかし、多くの場合は「結局外部パートナーに相談する」ケースが多いです。そうなると、どうしても初期費用を予算として確保する必要があります。
二つ目のデメリット「余計な投資になる可能性」は、導入しても効果がでない業務もあるので注意が必要、という意味です。月に数件しか発生しない業務を自動化しても、浮く人手とコストは少ないです。自動化をする際は「たくさん発生している業務」に着目することを覚えておきましょう。
業務の自動化をしなくても業務が回るって本当？
今はRPAがなくても業務が回っているかもしれません。しかし、日本では今後人口が減っていくことが確定しています。そうなると、人手不足がより深刻になることは間違いありません。
とはいえ、業務の自動化は、「明日から導入しよう！」と思って導入できるものではありません。
実際に人手が足りなくなってしまう前に、準備をしておきましょう。
無料の業務自動化ツールってある？
無料で使い始められる業務自動化ツールはあります。
代表的なツールは「Power Automate Desktop」で、デスクトップ上の操作を自動化できるMicrosoftのものが挙げられます。
最初の投資が難しいと感じる場合は、このような無料ツールから始めることがおすすめです。
無料ツールでは自動化しきれないと感じる部分が出てきてから、パートナーに相談するのもアリです。
